Alternatives pour l’envoi des paies aux employés

Chaque mois, la même scène se répète : un défilé d’employés se rendant à la comptabilité pour récupérer leurs fiches de paie. Cependant, il existe de plus en plus de possibilités lorsqu’il s’agit d’envoyer et de préparer la paie des employés. Connaitre plusieurs alternatives peut aider l’entreprise à optimiser un processus souvent fastidieux.

Un logiciel de paie et de ressources humaines

La première étape pour faciliter le processus d’envoi de la paie aux employés est de disposer d’un ERP pour les paies. Il s’agit d’un logiciel de paie et de ressources humaines qui permet de créer les paies beaucoup plus rapidement, de manière automatisée, avec la certitude qu’aucun champ n’est laissé vide. Voici les principaux avantages d’un ERP pour les paies:

• Réduire le temps et les coûts: l’automatisation de la paie permet de préparer la paie plus rapidement afin qu’elle soit toujours livrée à temps. De plus, les calculs sont effectués sans marge d’erreur, ce qui réduit les pertes dues aux trop-perçus ou au non-respect des obligations fiscales.
• Moins d’erreurs: un autre avantage de l’automatisation est que le logiciel réduit considérablement le nombre d’erreurs sur les paies. Les modifications nécessaires peuvent être apportées sans craindre des anomalies.
• Les informations sont toujours à portée de main: un logiciel de préparation et d’envoi des paies des employés aide à générer une base de données avec les paies de chaque employé. Elle contient les heures, le salaire ou les avantages de tous les employés, avec un accès immédiat en cas de besoin.

L’utilisation d’un logiciel pour l’envoi des salaires permet un contrôle plus important et plus efficace. Le département des ressources humaines pourra assurer un suivi continu, notamment en disposant d’un registre des différents mouvements générés.

Comment envoyer les fiches de paie

Disposer d’un logiciel de paie et de RH facilite également l’envoi de ces documents aux travailleurs. Les fiches de paie doivent être remises au moment du paiement, mais il n’est pas obligatoire de les remettre en main propre. Logiquement, les e-mails sont la principale alternative pour envoyer les fiches de paie des employés, mais plusieurs questions liées à la protection des données doivent être prises en compte.

Envoyer les fiches de paie par e-mail

La situation est légèrement différente si les employés disposent d’une adresse e-mail fournit par l’entreprise ou s’ils utilisent leur propre adresse e-mail personnelle. Dans le cas des e-mails d’entreprise, on suppose que le fournisseur est lui-même responsable de l’implémentation de toutes les mesures de sécurité. Lorsqu’elles sont envoyées à l’adresse e-mail personnelle des employés, ces derniers doivent donner leur accord pour recevoir leurs fiches de paie par e-mail, et l’entreprise doit proposer une alternative.

Il convient de rappeler que si l’entreprise décide d’envoyer les fiches de paie par e-mail au lieu de les remettre en main propre, elle doit fournir aux employés les moyens de les télécharger. De plus, les e-mails doivent être cryptés pour éviter toute fuite de données personnelles.

Envoyer les fiches de paie des employés par e-mail depuis une plateforme

De nombreuses entreprises disposent de leur propre plateforme où les travailleurs ont accès à leur calendrier de travail, à leurs horaires, à la convention collective de travail et aux fiches de paie. Est-il possible d’importer les fiches de paie sur ces plateformes pour que chaque utilisateur puisse les télécharger ? Oui, mais seulement si certaines conditions sont remplies. L’entreprise doit fournir à l’employé un accès à cette plateforme en utilisant les mots de passe personnels de chaque employé.

Si l’entreprise utilise son propre serveur, elle doit également veiller au cryptage des données, à la limitation des accès non autorisés et aux copies de sauvegarde ou aux pare-feux, parmi d’autres mesures de sécurité. En cas de sous-traitance de la plateforme à un tiers, le fournisseur est responsable de s’assurer que ces exigences en matière de sécurité numériques soient respectées.L’utilisation d’un ERP pour les paies est généralement compatible avec les plateformes et l’envoi de la paie des employés par e-mail. Avec le logiciel HR Sesame, vous pouvez envoyer ce type de documents aux employés afin qu’ils y accèdent facilement.

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