Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité s’applique aux traitements de données que SESAME LABS, S.L. effectue par l’intermédiaire du présent site web : www.sesamehr.fr (ci-après, le « Site web ») et/ou de ceux qui sont indiqués. Nous vous recommandons de la lire attentivement avant d’utiliser ce Site web ou de nous communiquer vos données par son intermédiaire. N’hésitez pas à nous adresser toute question à l’adresse e-mail suivante : legal@sesametime.com

Sommaire

Vous trouverez dans la présente Politique toutes les informations relatives au traitement de vos données à caractère personnel ainsi qu’aux droits que vous pouvez exercer pour en garder la maîtrise. Vous y trouverez ainsi des informations sur :

Le responsable du traitement de vos données.

2. Les conditions que vous devez remplir pour nous communiquer vos données à caractère personnel.

3. Les traitements de données réalisés par l’intermédiaire du site web et leurs principales caractéristiques, en précisant :

Les données que nous collectons et les modes de collecte.
Les finalités pour lesquelles nous collectons les données que nous vous demandons.
La base légale de leur traitement.
La durée pendant laquelle nous les conservons.

4. Les destinataires auxquels vos données sont communiquées

5. L’existence éventuelle de transferts internationaux de vos données.

6. Vos droits et les modalités de leur exercice.

7. La manière dont nous protégeons vos informations personnelles.

8. Les modifications de la présente politique.

1. Qui est le responsable du traitement de vos données 

Vos données seront traitées par SESAME LABS, S.L., titulaire du NIF B98719818, dont les coordonnées sont les suivantes :

Adresse : Calle Travesia, S/n, Base 1 46024 – Valencia
Téléphone de contact : 960627351
E-mail de contact : legal@sesametime.com

1.1. Notre représentant en matière de protection des données : SESAME vous communique les coordonnées de son représentant en matière de protection des données, auquel vous pouvez adresser toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données à caractère personnel.

E-mail : legal@sesametime.com.

2. Conditions que vous devez remplir pour nous communiquer vos données à caractère personnel

2.1. Âge minimum. Pour nous communiquer vos données à caractère personnel, vous devez être âgé d’au moins 14 ans et/ou disposer de la capacité juridique suffisante pour utiliser ce Site web.

2.2. Exactitude. Lorsque vous nous communiquez vos données pour utiliser nos services, vous garantissez que les données et informations fournies sont réelles, véridiques, à jour et qu’elles vous appartiennent, et non à des tiers.

En outre, vous devez nous informer de toute modification des données fournies, et vous demeurez en tout état de cause responsable, à tout moment, de la véracité et de l’exactitude des données communiquées.

2.3. Contrôle de l’âge et de l’exactitude. SESAME se réserve le droit de vérifier à tout moment, si nécessaire, votre âge et vos informations d’identification, y compris en exigeant un document officiel ou une procédure équivalente et, en cas de détection d’une fraude établissant ou laissant présumer que vous n’avez pas l’âge indiqué, de supprimer, de désactiver temporairement et/ou d’annuler votre compte.

3. Traitements de données réalisés par l’intermédiaire du site web et leurs principales caractéristiques

Nous vous expliquons ci-dessous comment nous traitons vos informations personnelles et mettons à votre disposition, de manière détaillée, toutes les informations pertinentes relatives à votre vie privée :

3.1 Lorsque vous nous contactez par nos canaux (formulaire de contact, chat, e-mail) :

Quels sont les modes de collecte des données	Formulaire de contact Formulaire partenaire (programme de partenariat) Chat Envoi d’un e-mail à legal@sesametime.com ou à d’autres adresses e-mail de SESAME
Quelles données collectons-nous	Données d’identification et de contact. Nous collectons vos données d’identification (nom et prénom) et votre adresse e-mail, ainsi que toute autre information que vous incluez volontairement dans les communications que vous nous adressez. Nous pouvons vous demander des informations complémentaires si cela est nécessaire pour donner suite à votre demande ou à votre requête.
Quelles sont les finalités du traitement de vos données à caractère personnel	Répondre à vos demandes. Le traitement de ces données a pour finalité principale de répondre à vos demandes, de répondre à vos questions et/ou de vous fournir les informations demandées, ainsi que, le cas échéant, d’assurer le suivi de vos demandes. Le service client par chat sur le Site web est assuré par un logiciel automatisé (chatbots) afin de pouvoir catégoriser la demande, puis de la transmettre à la personne compétente. Améliorer le service client. L’ensemble des informations issues des questions, demandes et conseils fournis aux personnes concernées, ainsi que la manière dont les demandes sont traitées, nous permet de savoir comment nous assurons notre propre service client et d’en améliorer la qualité. En outre, toutes les informations collectées sont, à l’issue de la durée de conservation indiquée ci-dessous, anonymisées et utilisées afin d’analyser les questions les plus fréquemment posées par le chat et d’automatiser les plus fréquentes, d’élaborer des FAQ, ou conservées à des fins statistiques pour élaborer des stratégies commerciales.
Quelle est la base légale qui nous permet de traiter vos données  La communication de ces données est-elle obligatoire	Consentement. Les données fournies pour les finalités susmentionnées seront traitées sur la base de votre consentement, donné lorsque vous nous contactez volontairement par les moyens mis à votre disposition pour demander des informations ou poser une question. Intérêt légitime. Toutes les informations collectées par le chat seront traitées par nos soins à des fins statistiques, sur la base de notre intérêt légitime à améliorer la qualité du service client fourni. Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur la mise en balance des intérêts réalisée, vous pouvez nous en faire la demande à l’adresse e-mail suivante : legal@sesametime.com. Les informations que vous êtes tenu de fournir seront signalées par un astérisque ou de manière similaire. Sans ces informations, nous ne pourrons pas répondre à vos questions ou à vos demandes.
Combien de temps conservons-nous vos informations	Toutes vos informations personnelles seront traitées pendant la durée de traitement de vos demandes et, le cas échéant, pour en assurer le suivi. À l’issue de cette période, SESAME conservera ces informations, bloquées, pendant les délais prévus par la loi afin de répondre d’éventuelles responsabilités et de démontrer le respect de ses obligations. À compter de ce moment, SESAME ne traitera plus les informations que de manière anonymisée, de sorte qu’il ne sera pas possible de relier les informations statistiques aux utilisateurs concrets auxquels elles se rapportent..
À qui communiquons-nous vos informations personnelles	Pour réaliser ce traitement, nous ne procédons à aucune communication autre que celles indiquées, de manière générale, au point 4 : À qui communiquons-nous vos informations personnelles. À cet égard, certains canaux par lesquels vous pouvez nous contacter sont gérés par des prestataires de services, qui agissent en qualité de sous-traitants. Vous trouverez davantage d’informations sur le rôle de ces prestataires au point 4 susmentionné.

3.2 Lorsque vous postulez à un poste dans la rubrique « Travailler avec nous »

Quels sont les modes de collecte des données	Formulaire « Travailler avec nous »
Quelles données collectons-nous	Données d’identification et de contact. Nous collectons vos données d’identification (nom et prénom), votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Données relatives au parcours et à l’expérience professionnelle : vous pourrez ajouter un lien vers votre curriculum vitae (CV) en ligne, votre portfolio ou votre site web personnel et joindre votre CV, dans lequel vous pouvez inclure vos informations académiques et votre expérience professionnelle, ainsi que toute autre information que vous souhaitez volontairement y ajouter. Données personnelles et complémentaires : vous disposerez en outre d’un espace dans lequel vous pourrez inclure une brève description de vous-même. Nous vous recommandons de ne pas saisir d’informations sensibles dans cet espace.
Quelles sont les finalités du traitement de vos données à caractère personnel	Participation à nos processus de recrutement. Si vous nous adressez votre candidature et votre CV, nous traiterons vos informations personnelles afin d’engager, le cas échéant, un processus de recrutement en vue d’une éventuelle embauche et d’en assurer le suivi. Le processus de recrutement peut comporter des entretiens en présentiel ou à distance, ou des épreuves pratiques liées au poste ou aux langues dans lesquelles les fonctions du poste doivent être exercées.
Quelle est la base légale qui nous permet de traiter vos données  La communication de ces données est-elle obligatoire	Consentement. Le traitement des données est nécessaire pour examiner votre candidature à une offre d’emploi. Les informations que vous êtes tenu de fournir seront signalées par un astérisque ou de manière similaire. Sans ces informations, il n’est pas possible d’engager ou de poursuivre votre participation à une procédure de sélection, ou votre candidature ne pourra pas être correctement évaluée.
Combien de temps conservons-nous vos informations	Les données à caractère personnel fournies seront traitées aussi longtemps que nécessaire pour gérer le processus de recrutement auquel vous avez postulé ou jusqu’à ce que vous nous demandiez d’y mettre fin, puis bloquées pendant les délais légaux de conservation, tant que la responsabilité de SESAME est susceptible d’être engagée. Si un candidat n’est pas retenu, ces données seront supprimées 5 ans après la notification du refus.
À qui communiquons-nous vos informations personnelles	Pour réaliser ce traitement, nous ne procédons à aucune communication autre que celles indiquées, de manière générale, au point 4 : À qui communiquons-nous vos informations personnelles  À cet égard, nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour la fourniture de certains services complémentaires (par exemple, un logiciel de gestion), qui agissent en qualité de sous-traitants. Vous trouverez davantage d’informations sur le rôle de ces prestataires au point 4 susmentionné.

Lorsque vous établissez une relation contractuelle avec nous (prestation de services)

Quels sont les modes de collecte des données	Souscription aux Services de SESAME.
Quelles données collectons-nous	Données d’identification et de contact. Nous collectons vos données d’identification (nom et prénom) et votre adresse e-mail/postale, ainsi que toute information que vous souhaitez volontairement nous transmettre dans l’une quelconque de nos communications. Données professionnelles. Nous pouvons collecter des données relatives à la personne de contact représentant l’entreprise du client (nom et prénom, e-mail professionnel, poste et/ou département au sein de l’entreprise).
Quelles sont les finalités du traitement de vos données à caractère personnel	Exécution et maintien de la relation contractuelle entre les Parties. Le traitement de ces données a pour finalité principale de maintenir et d’exécuter la relation contractuelle entre les parties, ce qui peut inclure : la gestion administrative, financière, juridique, comptable et commerciale des données des clients. La prestation des services. Le traitement des questions et des réclamations par le web, par téléphone, par voie électronique ou en présentiel. L’organisation de réunions et de visites clients. La gestion des paiements.
Quelle est la base légale qui nous permet de traiter vos données	Exécution du contrat. Le traitement des données est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre les parties. Toutes les données demandées et traitées par SESAME pour les finalités susmentionnées sont nécessaires aux fins indiquées. À défaut de leur communication, il ne sera pas possible de fournir les services ni d’accomplir les tâches administratives qui s’y rapportent.
Combien de temps conservons-nous vos informations	Toutes vos informations personnelles seront traitées pendant toute la durée de la relation contractuelle entre les parties. À l’issue de cette période, SESAME conservera ces informations, bloquées, pendant les délais prévus par la loi afin de répondre d’éventuelles responsabilités et de démontrer le respect de ses obligations.
À qui communiquons-nous vos informations personnelles	Pour réaliser ce traitement, nous ne procédons à aucune communication autre que celles indiquées, de manière générale, au point 4 : À qui communiquons-nous vos informations personnelles  À cet égard, nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour la fourniture de certains services complémentaires (par exemple, un logiciel de gestion), qui agissent en qualité de sous-traitants. Vous trouverez davantage d’informations sur le rôle de ces prestataires au point 4 susmentionné.

3.4 Navigation sur le Site web (cookies)

Nous utilisons sur ce site web des cookies ou d’autres outils de suivi et de traçage afin de collecter des informations sur la manière dont les utilisateurs utilisent le site web.

Pour en savoir plus sur la manière dont nous traitons ces outils de suivi, veuillez consulter notre Politique de cookies.

3.5 Profils de SESAME sur les réseaux sociaux

SESAME dispose d’un profil sur les principaux réseaux sociaux, tels que Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, TikTok ou YouTube.

Lorsque vous suivez notre profil sur l’un de ces réseaux sociaux, le traitement de vos données sera soumis aux conditions d’utilisation, aux politiques de confidentialité et aux règles d’accès propres au réseau social concerné, préalablement acceptées par l’utilisateur.

À cet égard, SESAME traitera vos données afin de gérer correctement sa présence sur le réseau social, de vous informer de ses activités, produits ou services, ainsi qu’à toute autre fin autorisée par les règles des réseaux sociaux.

Veuillez noter que nous n’avons aucune influence sur les informations que le réseau social collecte ni sur la manière dont il les traite. Nous vous recommandons donc de vous tenir informé de la finalité et de l’étendue de la collecte d’informations effectuée par l’intermédiaire de ces réseaux sociaux.

4. À qui communiquons-nous vos informations personnelles 

De manière générale, SESAME ne communiquera pas vos données à des tiers. Toutefois, outre les communications que nous indiquons spécifiquement dans la section où nous expliquons la nature de chaque traitement (point 3), nous vous informons des communications que nous sommes susceptibles d’effectuer, de manière générale, et qui concernent l’ensemble des traitements de données précédents ainsi que leur base légale.

Prestataires de services indispensables à la fourniture du service que nous proposons, qu’il s’agisse de sociétés appartenant au groupe de sociétés de SESAME ou de prestataires de services externes (par exemple, des sociétés d’hébergement informatique ou des plateformes d’envoi de communications commerciales). Nonobstant ce qui précède, ces entités ont signé les accords de confidentialité correspondants et ne traiteront vos données que conformément à nos instructions, sans pouvoir les utiliser à leurs propres fins ni en dehors du service qu’elles nous fournissent.

2. Institutions publiques. Nous pouvons communiquer aux autorités publiques compétentes les données et toute autre information en notre possession ou accessible par l’intermédiaire de nos systèmes lorsqu’une obligation légale nous y contraint, ainsi que lorsque cela est requis, par exemple lorsqu’il s’agit de prévenir ou de poursuivre des abus des services ou des activités frauduleuses commises par l’intermédiaire de notre site web. Dans ces cas, les données à caractère personnel que vous fournissez seraient conservées et mises à la disposition des autorités administratives ou judiciaires.

3. En cas d’opération sur le capital ou de restructuration : en cas de fusion, d’acquisition, de cession de tout ou partie de ses actifs ou de toute autre opération sociétaire impliquant un tiers, nous pouvons partager, communiquer ou transférer les données des utilisateurs à l’entité qui lui succède (y compris pendant la phase préalable à l’opération).

4. À des tiers après agrégation ou anonymisation : nous pouvons communiquer ou utiliser, à quelque fin que ce soit, des données agrégées ou anonymisées (c’est-à-dire des données qui ne peuvent pas être rattachées à une personne physique identifiée ou identifiable).

5. À des tiers avec le consentement de l’utilisateur ou sur une autre base légale : si nous souhaitions partager des données avec des tiers en dehors du champ d’application de la présente Politique de confidentialité, nous solliciterons toujours votre consentement ou vous en informerons, en précisant la base légale correspondante.

Nous vous informons également que la présente Politique de confidentialité porte uniquement sur la collecte, le traitement et l’utilisation des informations (relatives aux données à caractère personnel) que nous effectuons dans le cadre de votre interaction avec notre Site web. Les sites web de tiers auxquels vous pouvez accéder par des liens depuis le Site web disposent de leurs propres politiques de confidentialité, sur lesquelles nous n’exerçons aucun contrôle. Par conséquent, avant de leur communiquer toute information personnelle, nous vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité.

5. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays tiers situés hors de l’Espace économique 

Certains de nos prestataires de services sont situés dans des pays hors de l’Espace économique européen (EEE).

La localisation de ces sociétés hors de l’EEE implique l’existence d’un transfert international de vos données à caractère personnel, susceptible d’entraîner un niveau de protection inférieur à celui prévu par la législation européenne. Toutefois, SESAME a mis en place des mesures visant à garantir que ces opérations n’entraînent pas un niveau de protection moindre de vos données à caractère personnel.

À cet égard, les prestataires de services situés hors de l’EEE ont signé les clauses contractuelles types correspondantes approuvées par la Commission européenne (« CCT »), un accord conclu entre les deux entités par lequel la société non européenne garantit qu’elle applique les normes européennes en matière de protection des données.

Par conséquent, le recours à ces prestataires n’entraîne pas un degré de protection de vos données à caractère personnel inférieur à celui qu’offrirait le recours à des prestataires situés dans l’Union européenne. Vous pouvez consulter le contenu des CCT au lien suivant :

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/publications/standard-contractual-clauses-controllers-and-processors_en

Voici les transferts internationaux que SESAME effectue :

Nom	Pays
Open AI	États-Unis
The Rocket Science Group	États-Unis

6. Quels droits pouvez-vous exercer en tant que personne concernée 

Vous pouvez exercer les droits que la loi vous garantit en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel en contactant notre représentant en matière de protection des données par e-mail à l’adresse legal@sesametime.com.

Toute demande relative à vos droits que nous recevons sera traitée dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans le délai maximal prévu par la loi à compter de sa réception. Dans certains cas, nous pourrons être amenés à vous demander une copie de votre pièce d’identité ou d’autres documents d’identification s’il nous est nécessaire de vérifier votre identité.

Les droits dont vous disposez en tant que personne concernée sont les suivants :

Droit de retirer le consentement donné

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement pour l’ensemble des traitements fondés sur le consentement. Toutefois, le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

2. Droit d’accès

Vous avez le droit de savoir quelles données font l’objet d’un traitement, le cas échéant, et, dans l’affirmative, d’en obtenir une copie, ainsi que d’obtenir des informations concernant :

L’origine et les destinataires des données
Les finalités pour lesquelles les données sont traitées
L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage
La durée de conservation des données
Les droits prévus par la loi

3. Droit de rectification

Vous avez le droit de faire rectifier vos données à caractère personnel ou de les faire compléter si elles sont incomplètes.

4. Droit à l’effacement

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel si elles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou, le cas échéant, si nous ne sommes plus autorisés à les traiter.

5. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de demander la portabilité de vos données lorsque leur traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, à condition que le traitement soit effectué à l’aide de procédés automatisés. En cas d’exercice de ce droit, vous recevrez vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par tout appareil électronique. Vous pouvez toutefois également demander, lorsque cela est possible, que vos données soient transmises directement à une autre société.

6. Droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données dans les cas suivants :

Lorsque vous avez demandé la rectification de vos données à caractère personnel, pendant la période au cours de laquelle nous en vérifions l’exactitude.
Lorsque vous estimez que nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données. Dans ce cas, vous pouvez nous demander d’en limiter l’utilisation au lieu d’en demander l’effacement.
Lorsque vous estimez qu’il ne nous est plus nécessaire de continuer à traiter vos données et que vous souhaitez que nous les conservions aux fins de l’exercice ou de la défense de réclamations.
Lorsqu’un traitement est fondé sur notre intérêt légitime et que vous avez exercé votre droit d’opposition à ce traitement, vous pouvez nous demander de limiter l’utilisation de vos données pendant la vérification de la prévalence de ces intérêts sur les vôtres.

7. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur notre intérêt légitime, y compris au profilage..

Désinscription des communications commerciales : nous vous rappelons que vous pouvez à tout moment refuser de recevoir ce type de communications en envoyant un e-mail à legal@sesametime.com. Vous pouvez également vous désinscrire de ce service en suivant les instructions figurant au bas de chaque communication électronique que nous vous adressons.

8. Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Nous vous rappelons qu’à tout moment, si vous estimez que nous avons porté atteinte à votre droit à la protection des données, vous pouvez adresser votre réclamation à l’autorité de contrôle compétente, à savoir, dans le cas de l’Espagne, l’Agence espagnole de protection des données (www.agpd.es).

7. Comment garantissons-nous la confidentialité de vos informations 

La sécurité de vos données à caractère personnel est une priorité pour nous. C’est pourquoi SESAME a mis en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour garantir une utilisation et un traitement efficaces des données à caractère personnel fournies par l’utilisateur, en préservant la vie privée, la confidentialité et l’intégrité de la personne, et utilise les moyens techniques nécessaires pour empêcher l’altération, la perte, l’accès ou le traitement non autorisés de vos données, compte tenu de l’état de la technique à tout moment.

Par conséquent, nous respectons les normes de sécurité recommandées pour les protéger. Toutefois, il est impossible d’en garantir totalement la sécurité en raison de la nature d’Internet et de l’existence possible d’actes malveillants de tiers échappant à notre contrôle.

Nous nous engageons à agir avec rapidité et diligence si la sécurité des données venait à être menacée ou compromise, et à vous en informer lorsque cela est pertinent.

8. Modifications de la présente politique

SESAME peut modifier à tout moment le contenu de la politique de confidentialité, notamment en cas d’évolution de la législation, de la jurisprudence ou de l’interprétation de l’Agence espagnole de protection des données ayant une incidence sur les traitements de données effectués par SESAME par l’intermédiaire de ce Site web. Toute nouvelle version de la présente Politique de confidentialité entrera en vigueur à la date d’effet publiée.
Nous vous recommandons de consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité afin d’être informé de la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées et protégées, ainsi que de vos droits.