Base de données RH dans une entreprise. Informations de base

Une base de données des employés d’une entreprise est vitale pour gérer correctement plusieurs aspects du département des RH. Ces aspects peuvent être : les évaluations des employés, la gestion du personnel et des candidats et les projets professionnels, entre autres. Il est très important de disposer des bons outils. 

Une base de données RH ne sert pas seulement à gérer les travailleurs actuels d’une entreprise mais également de visualiser les futurs employés. Continuer à lire pour en apprendre plus sur cet outil. 

Qu’est-ce qu’une base de données des ressources humaines dans une entreprise ?

La base de données des ressources humaines dans une entreprise est un système pour stocker et accumuler les données, toutes sont classées de façon ordonnée et disponible pour être traitées et obtenir des informations. 

Une base de données aide à utiliser les informations beaucoup plus efficacement. Non seulement pour réduire l’espace de stockage des fichiers mais aussi pour permettre un traitement et une mise à jour intégrés et simultanés grâce à la façon dont les données sont enregistrées.

De nos jours, il est très courant de voir des bases de données qui sont reliées entre elles grâce à un logiciel qui créé et met fréquemment à jour des fichiers, puis récupère et développe des rapports.

Maintenance de la base de données RH

Ce qui est souvent négligé, mais très important, c’est la manière de maintenir une base de données RH. Elle doit être tenue à jour et sans erreurs. Suivez ces quelques conseils pour une bonne maintenance :

• Supprimez toutes les informations en double : les copies sont des problèmes communs dans les bases de données. Vous devez constamment vérifier les données en double, supprimer tout ce qui a peu de valeur ou les combiner avec les informations les plus intéressantes que vous pouvez extraire.
• Unifier votre base de données : il n’est pas rare d’avoir plusieurs données d’employé désorganisées dans plusieurs fichiers. Vous devrez essayer de rassembler toutes les informations que vous avez et d’éviter une mauvaise utilisation de l’espace de stockage et tout restera bien organisé. 
• Supprimer les informations peu pertinentes : supprimer les fichiers inutiles c’est-à-dire ceux qui n’apportent aucune valeur ou avantage ou qui ne sont pas correctes. 

Les fonctionnalités essentielles d’une base de données RH d’une entreprise 

Dans les ressources humaines, les bases de données peuvent collecter et stocker des données de différents niveaux de complexité. Pour avoir une base de données complètes et utiles, elle doit contenir les éléments suivants :

• Les informations personnelles de tous les membres du personnel : tout ce qui constitue leur dossier personnel.
• Les informations sur le poste de vos travailleurs : tout ce qui compose le dossier du poste et qui vous fournit des informations sur le rôle de chaque employé.
• Les données de tous les domaines et sections : départements, divisions ; tout ce qui constitue le dossier des sections.
• Les informations sur les salaires et les primes : tout ce qui constitue le dossier des rémunérations.
• Informations sur les avantages et les services sociaux : cela permet d’avoir un dossier complet des avantages au sein de votre entreprise.
• Les données sur les candidats : tous les dossiers des candidats, leur éducation, leurs formations, etc.

Ce sont tous les éléments ou sections qu’une base de données de ressources humaines doit comporter dans une entreprise. Tous ces éléments sont conçus pour avoir un enregistrement complet des données des individus qui composent l’entreprise. Au fil du temps, cela donne de nombreux avantages, en termes d’organisation et d’optimisation de l’entreprise.

Logiciel RH

Comme nous l’avons déjà mentionné, il existe des logiciels qui permettent de créer et de maintenir une base de données des ressources humaines dans une entreprise. Ces outils sont actuellement très demandés en raison de leur efficacité et de la manière dont ils optimisent les processus RH.

Dans ce cas, nous pouvons citer Sesame, un logiciel de ressources humaines qui vous facilite grandement la tâche et résout tous les problèmes qui peuvent survenir au sein de votre département RH.

Parmi ses fonctionnalités, il compte la création de rapports RH, la gestion des congés et des absences, le développement de processus d’onboarding, et bien sûr, la création et la mise à jour fréquente de la base de données de l’entreprise. Ce ne sont là que quelques-unes des tâches que vous pouvez effectuer avec ce logiciel avancé et intuitif. Sésame est fait sur mesure pour vous !

Inscrivez-vous en moins de 5 minutes et découvrez comment vous pouvez numériser la gestion des employés avec SesameHR et optimiser votre travail quotidien.

Créez votre compte!